Kennis, opleidingen en ervaring:

Opleiding: MBO/ MTS

Stages en werkervaring: Werkgever : Rijkswaterstaat, afd. CM en AC Zuid-West Nederland
Programma’s Projecten en Onderhoud
Cluster DVM Vaarwegen & Constructies
Functie : Projectondersteuner/-secretaresse
Periode : juni 2015 - heden

Werkzaamheden:
Volledige ondersteuning op administratief en secretarieel gebied van projectteams cluster DVM Vaarwegen en Constructies. O.a. voorbereiden en notuleren van overleggen, bijeenkomsten organiseren, digitaal archiveren, gegevens inkoopdossiers in SAP verwerken, gegevens invoeren in facilitor en werken met diverse andere bedrijfssystemen.

Werkgever : Rijkswaterstaat, afd. CM en AC Zuid-West Nederland
Functie : Medewerker Advisering, afdeling Inkoop inhuur
Periode : december 2014 – juni 2015

Werkzaamheden:
Volledige ondersteuning inhuurcoördinator, invoeren gegevens in facilitor, in SAP bestellingen aanmaken, leveranciers toevoegen en verder alle gegevens verwerken. Adviseren/ondersteunen bij aanvragen.

Werkgever : Rijkswaterstaat, afd. PPO/IVOW
Functie : Projectondersteuner/-secretaresse
Periode : juli 2014 – december 2014

Werkzaamheden:
Volledige ondersteuning van Projectteam IVOW op secretarieel- en administratief gebied, zoals o.a. afspraken regelen, vergaderverzoeken indienen, vergaderstukken verzenden, verslaglegging, projectarchieven aanmaken en archiveren in Hummingbird .

Werkgever : Florence, woonzorghuis Houthaghe
Functie : directiesecretaresse / PA (parttime)
Periode : september 2012 – april 2014

Werkzaamheden:
Ondersteunen van de Wijkmanager en MT-leden: beheren agenda’s, afspraken regelen, beoordelen prioriteiten en urgentie en voldoende ruimte houden voor niet geagendeerde werkzaamheden. Ontvangen van bezoekers en behandelen van het inkomende telefoonverkeer. Dagelijks de post doornemen en uitvoeren van daaruit voortvloeiende opdrachten, inclusief uitgaande correspondentie. Waar mogelijk zelfstandig zaken afhandelen. Voorbereiden van vergaderingen, notuleren en opstellen van actie- en besluitenlijsten en zorg dragen voor tijdige afwerking. Verrichten van alle voorkomende tekstverwerking en het beheren van bestanden. Factureren. Bewaken van de huisstijl, adviseren over taalgebruik en vormgeving van publicaties. Opstellen nieuwsbrieven. Verrichten van beheersmatige taken, zoals archief- en documentatiebeheer. Het zorgvuldig invoeren van cliëntgegevens in Caress. Cliënten te woord staan en (kleine) klachten/problemen oplossen. Nieuwe relevante documentatie invoeren op de intra- en internetsite.

Werkgever : ICTU
Functie : directiesecretaresse / projectondersteuner
Periode : oktober 2011 tot april 2012

Werkzaamheden:
Hier had ik een ‘duobaan’, waarbij ik 24 uur als PA voor een directielid heb gewerkt, waarvan zijn complexe agendabeheer een groot deel van de tijd in beslag nam en veel ad hoc zaken. Alles moest snel en zeker georganiseerd worden. De overige 16 uur heb ik als algemene ondersteuning voor de projectmanager, projectleiders en projectsecretaris gewerkt waarbij diverse secretariële taken aan de orde kwamen, zoals het maken van afspraken en verzorgen van vergaderruimte en catering. Verzamelen en verspreiden van vergaderstukken, notuleren en bewaken actiepunten. Behandeling inkomende e-mails en zonodig zelfstandig beantwoorden. Behandeling inkomende post en bijhouden deadline voor beantwoording en redigeren uitgaande post. Bewaken van planningen en taken, controleren facturen. Scannen en archiveren overeenkomsten. Relatiebeheer, mergemail e.d.. Personeelszaken o.a. opstellen indienst- en uitdiensttredings-formulieren, vakantieplanning, ziek- en betermeldingen, lief en leed zaken. Ondersteuning bij het organiseren van grote (externe) evenementen / symposia.

Werkgever : Ministerie van Economie, Landbouw en Innovatie,
Directie Innovatie en Kennis, Topsectoren
Functie : management assistent
Periode : augustus 2010 tot september 2011

Werkzaamheden
Agendabeheer MT-lid, het maken van afspraken, behandelen inkomende e-mails en zonodig zelfstandig beantwoorden. Beleggen van vergaderingen en boeken van vergaderruimte, hotel en restaurant. Verzamelen en verspreiden vergaderstukken, notuleren, verslaglegging en bewaken actiepunten. Behandeling inkomende- en uitgaande correspondentie (meest digitaal). Verder het ondersteunen van de medewerkers voor de diverse projecten. Verzamelen gegevens van de onderzoeken en archiveren. Relatiebeheer, mergemail verzenden en archiveren. Verzamelen en verwerken gegevens t.b.v. voortgangsrapportages. Plannen en voorbereiden van functionerings- en beoordelingsgesprekken. Handhaven van de continuïteit van de telefoonbeantwoording, ziekmeldingen doorgeven en vervangen van collegasecretaresses. Organiseren van meerdaagse meetings voor (buitenlandse) deelnemers, tevens als gastvrouw optreden tijdens deze dagen. Het maken van presentaties in Powerpoint.

Werkgever : Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid,
Directie FEZ
Functie : secretaresse
Periode : juni 2009 tot augustus 2010

Werkzaamheden:
Agendabeheer MT-lid, behandeling inkomende e-mails, afspraken maken,vergaderingen beleggen, notuleren, verzamelen en verzenden van vergaderstukken, bewaken van actiepunten, boeken van externe vergaderlocaties, bezoekers ontvangen. Postbehandeling (inboeken in digitaal archiveringssysteem en doorsturen naar de juiste medewerker / afdeling), verzorgen nota’s/brieven Minister en Staatssecretaris, e-mail behandelen, archiveren werkdossiers, gegevens verwerken in tabellen (Excel). Plannen en voorbereiden van functionering-/beoordelingsgesprekken. Continuïteit telefoonbeantwoording handhaven, ziekmeldingen, verzorgen van kantoorartikelen en vervangen collegasecretaresses en management assistent van directeur.

Werkgever
AstraZeneca, medical support
Functie : administrative assistant
Periode : april 2008 tot april 2009

Werkzaamheden:
Redigeren van Nederlandse – en Engelse correspondentie en opstellen in huisstijl.
Samenvoegbestanden maken t.b.v. verzenden van correspondentie aan ziekenhuizen en
huisartsen. Verwerken gegevens van medicijnstudies, redigeren en verbeteren van
zgn. ‘endpoints’ en deze via scan verzenden (i.v.m.deadline) en bij terugzending verwerken.
Archiveren en filen van documenten voor medicijnstudies. Controleren, scannen, kopiëren,
bewerken en doorsturen van documenten voor diverse studies. Uitgaande - en inkomende
medicatie invoeren (cijfermatig) en controleren.


Werkgever
Adviesbureau Fundus
Functie : directiesecretaresse
Periode : november 2007 tot april 2008 (i.v.m. zwangerschapsverlof)

Werkzaamheden:
Spin in het web voor het regelen van de (externe) verhuizing. Verdere werkzaamheden zoals
postbehandeling (inschrijven en bewaken), zelfstandig opstellen van eenvoudige correspondentie, redigeren brieven en opstellen in huisstijl, telefoonbeantwoording, kopiëren, notuleren, archiveren, factureren, lunches, koffie en thee verzorgen, ziekmeldingen, bestellen kantoorartikelen, afspraken maken en vergaderingen voorbereiden.


Werkgever
Uitzendbureau Content (detacheringscontract)
Functie : administratieve - en secretariële werkzaamheden
Periode : januari 2007 tot november 2007

Werkzaamheden:
Divers: alle voorkomende secretariële werkzaamheden bij onder andere Ministerie van Algemene Zaken/RVD/Postbus 51 en Ministerie van BZK/LFR


Werkgever
Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties
Functie : secretaresse afd. Grote Steden Beleid (GSB)
Periode : juni 2006 t/m december 2006

Werkzaamheden:
Afspraken maken, vergaderingen organiseren, vergaderstukken verzamelen en versturen, zalen reserveren, bezoekers ontvangen, postbehandeling (prioriteiten stellen en doorsturen naar de juiste medewerker) en bewaken van actiepunten, kopiëren, continuïteit telefoonbeantwoording handhaven, ziekmeldingen, verzorgen van dienstreizen, tevens secretaresse van de plv. directeur GSB en vervangen bij verlof of ziekte van de secretaresse van directeur GSIB.


Werkgever
Adviesbureau Fundus via uitzendbureau Vedior
Functie : directiesecretaresse
Periode : februari 2006 tot juni 2006
(tijdelijke functie i.v.m. zwangerschapsverlof)

Werkzaamheden:
Alle voorkomende secretariële werkzaamheden, zoals afspraken maken, telefoonbeantwoording, ontvangen van bezoekers, ziekmeldingen, het verzorgen van kantoorbenodigdheden en verzorgen van koffie, thee en lunches. Postbehandeling (inschrijven en bewaken), kopiëren, redigeren uitgaande brieven, inscannen documenten, invoeren documenten in Excel en archiveren.


Werkgever
Rijkswaterstaat Bouwdienst, afd. Installatietechniek (DI)
Functie : afdelings- c.q. projectsecretaresse
Periode : juni 1998 tot en met december 2005 (reorganisatie)

Werkzaamheden:
Afdelingsecretaresse:
Plannen en organiseren van overleggen, verzamelen en verzorgen van vergaderstukken en archiveren. Voorbereiden, notuleren en verslagen maken van directie- en afdelingsoverleggen. Beheren agenda’s, personeelsregistratie (ziekmeldingen en verlofaanvragen), zorgen voor kantoorbenodigdheden, postbehandeling, zelfstandig opstellen van eenvoudige correspondentie, zorgen voor de continuïteit van de telefoonbeantwoording en informatie verstrekken, ontvangen van bezoekers, etc.
Projectsecretaresse:
Voorbereiden, notuleren en verslagen maken voor werkoverleggen van de projectteams voor o.a. renovatieproject Haringvlietsluizen en - brug, Goereesesluis, Sijtwendetunnel en verkeerscentrale Zuid-Holland en naar aanleiding hiervan bewaken acties voor bovenstaande projecten. Verzamelen informatie- en presentatiemateriaal. Opzetten van de projectarchieven en archiveren.


Werkgever
Ministerie van Verkeer en Waterstaat, directie Goederenvervoer
(algemeen beleid)
Functie : directiesecretaresse
Periode : juni 1996 tot juni 1998 (reorganisatie)

Werkzaamheden:
Plannen en organiseren van overleggen, verzamelen en verzorgen van vergaderstukken, notuleren van directie- afdelings- en werkoverleg, voorzitten van het secretaresseoverleg, bijhouden en bewaken van de archieven, beheren agenda directeur, zelfstandig opstellen van eenvoudige correspondentie, telefoonbeantwoording, uitnodigen en ontvangen van in- en externe bezoekers.



Werkgever
Ministerie van Verkeer en Waterstaat, directie Goederenvervoer
(Internationaal Beleid)
Functie : afdelingssecretaresse
Periode : januari 1993 tot juni 1996

Werkzaamheden:
Beheren agenda’s, continuïteit telefoonbeantwoording handhaven, postbehandeling, verzamelen en verzorgen van vergaderstukken (o.a. voor de Ministerraad en de EU vergaderingen), uitnodigen en ontvangen van buitenlandse bezoekers, dienstreizen verzorgen.


Werkgever
Rijkwaterstaat, directie Bruggen
Functie : administratief medewerkster
Periode : december 1985 – januari 1993

Werkzaamheden:
Parttime gewerkt tot 1992 (daarna tot 1993 full-time) bij directie Bruggen van de RWS en ik heb in deze periode tevens partime gewerkt van 1990 tot 1992 bij John Brown op de accountantsafdeling als afdelingssecretaresse. De werkzaamheden bij de directie Bruggen bestonden voornamelijk uit het uittypen van bestekken en het vervangen van secretaresses van andere afdelingen bij ziekte of verlof

Opleidingen en cursussen: 2011 - 2012 : Engels voor gevorderden

2007 - 2008 : Cursus (basiskennis) boekhouden

2000 - 2001 : Public Relations en Voorlichting (Nima pr-A)

1997 : Cursus Word / Excel / Powerpoint

1995 -1996 : Managementassistent

1992 -1993 : Nederlandse handelscorrespondentie

Overige informatie:

Rijbewijs: B

Eigen vervoer: Nee

Persoonlijke eigenschappen: Het mooie van iets ouder (en wijzer) worden is dat je ook jezelf beter leert kennen. Zo heb ik geleerd dat ik me prettig voel bij het ondersteunen van managers en collega?s op vlakken waar zij zich eigenlijk helemaal niet druk om willen maken. Ik kan goed samenwerken, maar sta zeker ook zelfstandig mijn 'mannetje'. Ik reageer snel in ad-hoc situaties en schakel snel tussen werkzaamheden zonder het overzicht te verliezen, waarbij ik resultaatgericht en bedrijfszeker handel. Betrokkenheid bij de werkzaamheden is belangrijk, notuleren en verslaglegging zijn daarom ook geen probleem voor mij. Technologische ontwikkelingen maken het secretaresse vak alleen maar interessanter, het is een kwestie van life-long learning en praktijkervaring
Ik vind het belangrijk om mijzelf te blijven ontwikkelen.

Mijn competenties zijn: accuraat, anticiperen, besluitvaardig, betrokken, collegiaal, flexibel, integer, klantgericht, organiseren, prioriteiten stellen, proactief, stressbestendig, zelfstandig- en samenwerken.

Hobby's en interesses:

Gewenste contractvorm: Fulltime